Consejos para que tus reuniones de trabajo sean más eficientes

Llevar a cabo reuniones de trabajo productivas no es tan sencillo como parece. Para lograrlo, lo más importante es tener en cuenta la eficiencia, la eficacia y la efectividad de la misma. Debes planificarla previamente para optimizar el tiempo invertido para, de este modo, lograr que los resultados sean los esperados.

Por todo esto, en este post te mostraremos cómo debes organizar tu reunión de trabajo y te daremos algunas claves para lograr tus objetivos.

Cinco claves para organizar tus reuniones de trabajo.

1. En primer lugar, para ejecutar reuniones efectivas deberás establecer el objetivo de la reunión y, de este modo, poder lograr el resultado deseado. Considera previamente cuál sería un buen resultado de la reunión: tomar una decisión importante, comunicar una información o generar ideas para un nuevo proyecto, por ejemplo. Una vez tengas el resultado final claramente definido, te será mucho más fácil planificar el contenido de la reunión. Todo lo que se hable en la reunión debe girar en torno al objetivo, sino será secundario en ese momento.

 

2. Para que la reunión sea eficiente y exitosa debes lograr el objetivo que te has fijado. Para ello, tómate tu tiempo para definirlo de la mejor forma posible para tu equipo y deja que los participantes en la reunión intervengan aportando su opinión o las cuestiones que tengan al respecto. Debes optimizar el tiempo tanto como sea posible, ya que en el caso contrario, sería una pérdida de tiempo para todos los asistentes a la reunión. Además, deberás distribuir los tiempos para que todas las personas puedan participar. Para ello, será muy importante insistir en que sean puntuales a la reunión. En este sentido, si dejas preparado todo lo que puedas antes de dar comienzo, después contarás con todos los minutos al completo.

 

3. No debes olvidar estructurar la reunión. Planifica el tiempo, prepárate el discurso, ejecuta las tareas y atiende a lo que tengan que aportar los asistentes. En estas ocasiones te servirá de ayuda crear una agenda para no dejar ningún cabo suelto: definir las prioridades y los resultados, avisar con suficiente antelación a todos los participantes que deben asistir a la reunión e informarles de todos los temas que vas a tratar, tiempo estimado, fecha y hora, para que puedan prepararse de antemano.

 

4. Ten en cuenta las aportaciones que hagan los miembros de tu equipo. Sus comentarios y sugerencias serán muy útiles, por ello, recuerda animarles a participar y escuchar. Realiza, además una asignación de tiempos, para que cada persona tenga la oportunidad de  poder expresar su opinión. Recuerda que un buen líder promueve el intercambio de ideas.

 

5. Finalmente, prepara un resumen de la reunión. Al final de la misma es aconsejable realizar un estatus de todo lo tratado para asegurarte de que se haya entendido todo lo hablado. Este documento será útil para todos los participantes, ya que servirá para recordar qué tarea se le ha asignado a cada uno y cuál es su responsabilidad. Este registro es una parte muy decisiva para comprobar que realmente fue una reunión eficiente. Evalúa que ha ido bien y que se podría mejorar.

 

Si tienes en cuenta estos consejos evitarás que los miembros de tu equipo tengan la sensación de perder el tiempo en algunas reuniones de trabajo. Y es que, en muchas ocasiones, estas reuniones pueden resultar tediosas y poco prácticas para los asistentes si no llegáis a un punto en común. En WorkMeter, han realizado un estudio muy interesante sobre los tiempos invertidos en reuniones de trabajo y las opiniones de los asistentes.

En resumen, para que tu reunión sea efectiva mantén una estructura de contenidos, ordena los tiempos, involucra a los participantes y define unos objetivos claros. Recuerda que en Euroforum somos expertos en formación de profesionales y podemos ayudarte a desarrollar tus habilidades para gestionar y coordinar tu equipo de trabajo con éxito.