Seguramente el término “digitalización” ya te resulte familiar. Pero, ¿qué significa realmente? Y, sobre todo, ¿cómo está afectando a las empresas? Las empresas nativas digitales ya nacen con este término aplicado a sus procesos, pero las más antiguas tienen que transformar su forma de trabajar para adaptarse a las nuevas necesidades de los clientes. En este artículo te contamos de qué trata el proceso de digitalización y cómo llevarlo a cabo en tu negocio.
La digitalización en las empresas, no es el futuro, es el presente. Se trata del proceso de trasladar, no solo la información con la que trabajas, sino también la forma en la que trabajas hacia un entorno digital.
En la actualidad, lo más importante es adaptarse a las necesidades de los consumidores y tener flexibilidad en todos los aspectos. Las empresas son conscientes de estos cambios, y por ello, para seguir siendo competitivas están adaptándose a estas nuevas formas de trabajar. El problema aparece cuando una empresa no sabe qué pasos debe seguir para desarrollar su digitalización.
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¿Qué es la digitalización en las empresas?
La digitalización consiste en incorporar las nuevas tecnologías a la forma de trabajar para que el resultado sea un proceso de trabajo más eficiente y óptimo.
Esta digitalización puede centrarse en diferentes niveles:
- Procesos: traslado de metodologías de trabajo hacia el terreno digital.
- Relaciones: comunicación con los diferentes públicos a través de canales digitales.
- Documentación e información: transmisión, consulta y almacenamiento de la información a través de vías digitales.
Por ejemplo, una transformación digital centrada en procesos se ve claramente en la gestión de stocks de las empresas que, sin necesidad de visitar físicamente su almacén, pueden saber exactamente cuántos productos tienen disponibles y cuáles son sus características.
En cuanto a relaciones con los públicos, vemos un claro ejemplo de digitalización en sectores como el turístico, en el que tanto clientes como marcas se apoyan en plataformas de reseñas (Booking, Google reviews, TripAdvisor, etc.) para comunicarse entre ellos.
En lo que respecta a la documentación o la información, se puede utilizar como caso de éxito el de Páginas Amarillas, que ha sabido adaptarse a la perfección a los nuevos tiempos volcando todo su directorio de empresas en un sitio web tan funcional como ya lo era su listín telefónico.
Un ejemplo claro de un sector que ha transformado por completo sus métodos es el de la educación. Cada vez es más rara la institución educativa que no se apoya en las nuevas tecnologías para facilitar sus procesos, sus comunicaciones con alumnos y su transmisión de información. En este sentido, tienen un papel importante las herramientas como los campus o aulas virtuales, los programas de almacenamiento en la nube o las notificaciones vía app/email tanto a padres como a alumnos.
¿Cómo llevar a cabo la digitalización empresarial?
- Primero se debe hacer un análisis interno para evaluar todos los procesos, comunicaciones y más elementos que puedan ser digitalizados. Puedes guiarte por los niveles que comentamos en el apartado anterior.
- A continuación deberás establecer un calendario de prioridades que refleje también la dificultad de implementación para cada elemento detectado.
- En base al elemento que finalmente se va a transformar en un proceso digital, tendrás que definir cuál es la mejor técnica o herramienta para hacerlo efectivo. Por ejemplo, si quieres digitalizar el proceso por el que fichan tus trabajadores, tendrás que identificar cuál es la forma más efectiva para hacerlo: contratar una herramienta de control de dedicación horaria; instalar un dispositivo para fichar al acceder al entorno de trabajo; etc.
- Una vez implementado el nuevo proceso de forma digital, es el turno de medir su rendimiento. Marca un plazo de prueba y analiza los resultados, puedes compararlos con un periodo similar en el que solo se utilizaba la metodología o proceso anterior (analógica) para valorar si realmente funciona mejor tras la digitalización.
Beneficios de la digitalización de empresas
Los principales beneficios de poner en marcha un plan de digitalización en tu empresa son:
- Aumenta la eficiencia a partir de la automatización de procesos.
- Reducción de los costes.
- Mayor capacidad de análisis y almacenamiento de datos.
- Mayor seguridad en el almacenamiento de datos.
- Aumenta la capacidad y rapidez de la comunicación entre los públicos.
No te quedes atrás en tu proceso de digitalización empresarial e implanta estos y muchos otros procesos digitales para estar a la vanguardia en tecnología y poder asumir retos empresariales más ambiciosos.