Digitalizar tu evento, una apuesta segura

La transformación digital ha sido un reto al que se han tenido que adaptar las empresas desde hace un tiempo, no siempre es un proceso sencillo pues requiere de una reorganización de los métodos de trabajo y estrategias.

Para ayudar a tu empresa con este proceso te trajimos hace poco nuestro artículo sobre los primeros pasos de esta transformación digital en el que te explicábamos nuestro Servicio de Digitalización.

Pero en este artículo nos vamos a centrar en la digitalización en eventos, las razones por las que es importante llevarla a cabo y cómo hacer que destaque.

¿Qué es la digitalización aplicada a eventos?

La transformación digital también ha llegado al mundo de los eventos y ha impuesto varias tendencias a las que adaptarse si se quiere estar al día:

• Big data: ya te hemos hablado del big data adaptado a eventos y de sus beneficios. Básicamente la utilización de grandes bases de datos relacionales ayuda a organizar, segmentar y analizar los eventos de una manera precisa y adaptable a las necesidades tanto de la empresa como de los asistentes.

• Comunicación: la comunicación y difusión de un evento tiene que adaptarse a los tiempos que corren y hay que aceptar que cosas como las invitaciones en papel se quedaron atrás hace mucho tiempo. Internet ofrece muchas herramientas para darse a conocer, desde redes sociales, newsletters o foros hasta banners, sin olvidarnos de la importancia de tener una buena plataforma a la que dirigir a los interesados. Además, ofrecer la posibilidad de apuntarse al evento gracias a landing pages o formularios web ayudará a medir mejor el público asistente antes incluso de que el evento tenga lugar.

• Nuevas tecnologías: sí, lo has adivinado, estamos hablando de lo último de lo último: realidad virtual, realidad aumentada, video wall… Pero, ¡cuidado!, no se trata de meter todas estas tecnologías en tu evento porque sí, tienes que pensar muy bien cómo introducirlas en el evento de manera que sea natural y esté bien integrado.

• Móvil: España es el 5º país que más usa el smartphone del mundo por lo que es normal que la transformación digital en eventos pase por este aparato. Las apps de eventos son un “must have” en el mundo de los eventos pero hay que saber muy bien cómo adaptarlas para que tengan un sentido.

¿Cómo adapto una app a mi evento? 

Crear una app para un evento es una buena idea en el proceso de digitalización de la empresa pero es necesario tener ciertos puntos claros a la hora de empezar el proceso y destacar:

• Objetivo: es importante que antes de crear la app se tenga claro cuál va a ser el objetivo de la misma para poder saber en qué dirección ir. No es lo mismo una app dirigida al networking que una que quiera comunicar únicamente las conferencias. Si definimos bien el objetivo podremos centrarnos en él y no incluir apartados innecesarios.

• Marcar una diferencia: si nuestra app es igual que la de otras empresas y no aporta ningún valor, los asistentes no van a interesarse en usarla. A la hora de crearla tendrás que pensar algún valor añadido que pueda aportar como, por ejemplo, el poder recuperar o almacenar la información de las conferencias o pagar con ella en el evento.

• Funcionalidad: la app tiene que tener una parte práctica y funcional que ayude al asistente. Ya sea personalizando contenidos, apuntando conferencias a las que asistir o aportando un mapa interactivo para guiarse por el evento.

• Fomentar la descarga: de nada sirve una app si no capta la atención de los asistentes. Es importante comunicar de su existencia y dar a conocer su uso antes del evento. Después del evento también debería permanecer activa para que los usuarios puedan subir sus fotos, comentar sus opiniones, rellenar encuestas… Tanto antes como después del evento, la app puede aportarnos mucha información valiosa.

• Experiencias: además de las funcionalidades dirigidas al objetivo previamente definido, la app tendrá que aportar alguna experiencia válida y útil para el asistente. Por ejemplo, una interacción directa desde la app con los ponentes (en el turno de preguntas) o un juego para ganar puntos (gamificación). No se trata solo de presentar una app, sino de hacerla memorable para que no se olvide el evento.

El proceso de digitalización de los eventos de una empresa puede parecer complicado al tener que adaptar nuevos formatos y tecnologías que avanzan a gran velocidad y cambian con frecuencia. Sin embargo, es necesario adaptarse a las nuevas tendencias para poder sobresalir, en Euroforum queremos ayudarte con este proceso, por eso tenemos nuestro Servicio de Digitalización con un equipo especializado en hacer que tu evento brille. ¿Te apuntas?