Los errores más habituales al organizar eventos y cómo evitarlos

Al organizar eventos hay que tener bajo control multitud de factores, de ahí que haya muchas probabilidades de que se cometa algún error en la celebración del mismo. En este artículo vamos a desglosar cuáles son esos factores en los que normalmente se cometen errores, y vamos a darte algunos consejos prácticos para que puedas evitarlos en tu evento.

¿Cuáles son los errores más habituales al organizar eventos y cómo solucionarlos?

Son muchos y muy variados los fallos que se pueden cometer durante un evento, a continuación vamos a dividirlos según la fase en la que se producen, para que sean más sencillos de identificar y analizar.

Errores previos a la celebración de un evento:

• No definir el público objetivo. En cualquier acción de comunicación y marketing el primer paso es definir el público al que se quiere alcanzar para adaptar todos los elementos al mismo: mensajes, canales de difusión, ubicación, etc.
• No establecer objetivos. La celebración del evento debe perseguir una meta para poder medir el éxito del mismo. Este objetivo debe definirse a través de la fórmula SMART, es decir, que sea específico, medible, alcanzable, relevante y delimitado en el tiempo. En este sentido, lo ideal es que sea un objetivo cuantitativo, como por ejemplo llegar a ‘x’ número de asistentes o generar ‘x’ reservas de un nuevo producto. Piensa que incluso objetivos como mejorar el ambiente laboral pueden ser valorados cualitativamente a través de encuestas.
• Mala elección de la fecha. Se debe definir una fecha según criterios objetivos para evitar una baja asistencia. Para evitarlo, lo ideal es tener en cuenta festividades, periodos vacacionales típicos y otros eventos importantes de cualquier índole.
• No planificar el presupuesto. Si dependes de un presupuesto marcado por tu compañía, lo ideal es esperar a tener la partida exacta para empezar a organizar todos los detalles. Hacerlo al revés, además de suponer un doble trabajo, será frustrante si la mayoría de ideas no pueden realizarse.
• No escoger el lugar adecuado. A la hora de seleccionar la ubicación para tu evento, debes tener en cuenta el tipo de evento, el público al que se dirige y las necesidades técnicas de las que requerirá. Dentro de estas tres categorías principales encontrarás otros elementos muy relevantes, como por ejemplo la accesibilidad a personas con problemas de movilidad, el parking, si tiene cocina propia, etc. Si quieres más información sobre ubicaciones, te recomendamos ver algunos de nuestros espacios para eventos categorizados según necesidades.
• No solicitar permisos ni licencias a autoridades. Si en tu compañía cuentas con un departamento legal, lo ideal es que una vez tengas el programa completo del evento lo revisen para comprobar qué licencias o permisos son necesarios para evitar consecuencias legales. Si no cuentas con este departamento, siempre puede enviarse el programa a un profesional externo.
• Falta de planificación. Debes tener en cuenta el número de invitados, las posibles necesidades especiales del público, las particularidades del espacio, los tiempos de cada parte del programa, etc. Con esta información, debes pensar en las posibles complicaciones de cada detalle y tener un plan B para cada una.
• Falta de promoción, comunicación y difusión. Por muy fascinante que sea tu evento, si no lo comunicas correctamente, nadie va a acudir. La solución es sencilla, establece un plan de comunicación específico para tu evento en el que incluyas canales y mensajes a difundir.
• No contar con un equipo de organización. Al aglutinar tantas micro acciones en una misma acción, es imposible controlar todos los detalles. Lo ideal es delegar determinadas funciones en profesionales de la organización de eventos para garantizar el éxito del mismo.
• Falta de información relevante a posibles interesados. En línea con el error en la falta de comunicación, encontramos la falta de información importante para el público objetivo, como por ejemplo las indicaciones de cómo llegar, el programa completo, los horarios, etc.

Errores durante la celebración de un evento:

• Incomodidad de los invitados. Aunque resulta evidente, es uno de los fallos más habituales en la organización de eventos. Según el tipo de evento, debes tener en cuenta todos los posibles detalles que puedan ser incómodos o insatisfactorios para los asistentes: asientos, comida, aseos, conexión wifi, carga de dispositivos, etc. Un consejo que siempre llevamos a cabo en Euroforum, visita antes del evento las instalaciones y ponte en el papel del usuario.
• Mala gestión de los tiempos. La puntualidad es clave en un evento y, sobre todo, en eventos que se extienden un día completo o incluso varias jornadas. La clave está en marcar un cronograma y establecer métodos para que se cumpla: cronómetros para ponentes, megafonía para notificar inicios y finales de cada actividad, etc.
• Mala gestión de los espacios. El principal problema en la gestión del espacio es la falta de sitios para todos los asistentes, aunque también es el más sencillo de solucionar. Por otra parte, si en tu planificación has establecido una función específica para cada espacio dentro de tu evento, debes asegurarte de que se cumpla. Para conseguirlo, lo ideal es contar con personal que informe a los asistentes de la utilidad del espacio. También se pueden utilizar elementos físicos de información: displays, cartelería, etc.
• Fallos en la tecnología y conectividad. En este punto nos referimos a aquellos errores que tienen que ver con la mala organización del evento: fallos de sonido, de la información que aparece en las pantallas, la climatización del espacio, etc. Lo ideal para solucionarlo es hacer ensayos previos al evento para detectar posibles errores.

Errores posteriores a la celebración de un evento:

• No hacer un análisis de resultados. Si no contabilizas los resultados obtenidos, no tendrás un punto de partida en el que mejorar de cara a futuros eventos. Todo lo que sea medible debe ser analizado, en este punto vuelven a jugar un papel relevante las encuestas a los asistentes.
• No enviar resumen del evento a los asistentes. Además de generar nuevos impactos en las personas que mostraron interés por tu evento y aumentar la notoriedad de marca, esta oportunidad te permite incluir acciones de comunicación específicas para tu público, como por ejemplo, incluir un recordatorio para el próximo evento.
• No realizar acciones con los asistentes a eventos pasados. Una vez has organizado el primer evento de tu compañía, contarás con una amplia base de datos de los asistentes, ¡úsala! Si cumpliste con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) puedes dirigir acciones específicas a estos asistentes: descuentos para próximos eventos, envío de newsletter corporativa, etc.

En Euroforum somos conscientes de la alta probabilidad de cometer errores en la organización de un evento, de ahí la importancia de contar con un experienciado equipo para esta tarea. Además, si el equipo en cuestión es capaz de asumir todas las necesidades de tu evento, estarás consiguiendo una mayor confianza entre ambas partes,  centralizando todos tus recursos en un sólo interlocutor.