Espacios para eventos corporativos: cómo elegirlos

El espacio donde se desarrolle tu evento corporativo será clave para el éxito del mismo. Espacios existen muchos, pero ¿qué debes tener en cuenta a la hora de elegirlo? Sigue leyendo, ¡te lo contamos!

Siete claves para elegir el espacio idóneo al realizar tu evento corporativo

A la hora de organizar un evento son muchos los condicionantes que debes tener en cuenta. Si quieres saber cuáles son los más importantes te recomendamos que leas el siguiente artículo.

La elección del espacio es uno de los puntos que más quebraderos de cabeza suele dar. Por ello  queremos ofrecerte este listado para ayudarte a definir tus necesidades y que no olvides los puntos más importantes cuando tengas que elegir el lugar donde se va a realizar tu evento corporativo. 

• Ubicación: para elegir la ubicación perfecta, debes tener claro el concepto del mismo y la facilidad con la que los asistentes podrán acceder. No es lo mismo elegir una ubicación en el centro de la ciudad, a las afueras o en un entorno rural. En cualquier caso, busca un lugar que sea cómodo para que tus asistentes puedan llegar sin muchas dificultades, que esté bien conectado con transportes públicos, que tenga parking o de no ser así,  que permita aparcar fácilmente.

• Aforo: es importante a la hora de buscar un lugar tener en cuenta el aforo del mismo. Debes intentar no escoger un espacio demasiado grande si el volumen de asistentes no lo es, ya que dará la sensación de evento poco exitoso; así como tampoco ajustarlo al máximo, por si a última hora aparecen más asistentes de los que tenías previsto. Te recomendamos realizar una estimación de los asistentes y elegir el espacio dejando un % de plazas libres por si surgen últimas incorporaciones.

• Espacio interior o exterior:  además de las características del evento, para determinar este punto debes valorar las condiciones meteorológicas del periodo y la región en la que vaya a celebrarse. 

• Equipamiento: es una de las partes más importantes a la hora de elegir dónde realizar tu evento. Haz un listado de todo aquello que vas a poder necesitar, tanto técnico o audiovisual, como a nivel de infraestructura: un escenario, asientos, pantallas, micrófonos, paneles, carteles, mesas, iluminación, etc.  

• Catering: en este caso si tu evento va a contar con un catering para los asistentes, puedes valorar la opción de contratar un espacio que ya lo incluya, ya que muchos así lo hacen. Si el espacio que más encaja con tu evento no dispone de su propio catering, siempre podrás contratarlo a una empresa externa.

• Accesos: este es otro de los puntos que debes tener muy en cuenta a la hora de valorar elegir un espacio u otro. ¿Vas a necesitar accesos de carga y descarga de materiales, vas a necesitar acceso para personas con movilidad reducida, etc.?

• Presupuesto: por último, y no menos importante, es el presupuesto del que dispongas. Esto condicionará en gran medida la elección de tu espacio. Según tus objetivos y necesidades deberás destinar más o menos porcentaje del presupuesto a este apartado.  

Como ves, hay que tener muchos puntos en cuenta para que el desarrollo de tu evento salga a la perfección, pero sin duda merece la pena dedicar tiempo y esfuerzo a la elección de la ubicación. Aquí tienes un artículo que te va a venir genial, en él repasamos cuáles son los principales errores que debes evitar a la hora de organizar tu evento. 

Además, en Euroforum contamos con diferentes espacios para hacer que tu evento cumpla sus objetivos y que sea recordado por los asistentes. Si necesitas asesoramiento en este sentido, estaremos encantados de ayudarte.