¿Cuáles son las funciones de un organizador de eventos?

Son muchas y muy variadas las tareas que debe desempeñar un organizador de eventos en su día a día. En este artículo queremos detallarlas todas para que te quede mucho más claro qué hace un organizador de eventos durante su jornada laboral. ¿Empezamos?

¿Qué es la organización de eventos?

En la definición de Wikipedia se habla del desarrollo de varias estrategias (diseño, planificación y producción) para celebrar una reunión que puede tener, o no, una finalidad concreta.

En Euroforum vamos más allá, porque creemos que el evento es el vehículo hacia el objetivo o la finalidad que se quiere alcanzar, y no la finalidad en sí. En definitiva, creemos que la organización de eventos hace referencia al conjunto de acciones que se planifican y se desarrollan para, a través de la celebración de un acontecimiento, conseguir un objetivo específico.

Lo vas a ver mucho más claro con este ejemplo. En un evento de lanzamiento de un nuevo producto, el objetivo final es dar a conocer el producto y aumentar las reservas del mismo, no realizar el evento. El evento es sólo una acción más para alcanzar un objetivo final.  

¿Qué hace un organizador de eventos?

Vale, ya sabes en qué consiste la organización de eventos. Pero, en términos prácticos, ¿sabes a qué se dedica un organizador de eventos? ¿No? Pues vamos a analizarlo. Lo primero que debes saber es que un organizador de eventos puede llamarse también coordinador de eventos, planificador de eventos o event planner, pero todos desempeñan las mismas funciones.

Este perfil es el que se encarga de diseñar, planificar, producir y analizar el proceso completo de cualquier tipo de evento. Es la persona que se ocupa de definir cada acción a llevar a cabo para conseguir el objetivo propuesto, por lo que normalmente cuenta con un equipo especializado en cada materia para delegar las acciones más específicas y el organizador de eventos asume un rol más estratégico. El planificador de eventos es como un director de orquesta que sincroniza cada grupo de instrumentos para conseguir la sinfonía perfecta.

Funciones de un organizador de eventos

Podemos dividir las funciones de un organizador de eventos según la fase del proceso general:

Funciones de diseño del evento:

• Definir el objetivo a perseguir
• Definir el público objetivo al que se dirige
• Definir las necesidades corporativas para el evento
• Definir las posibles necesidades del público para el evento
• Definir el equipo de trabajo a involucrar en el evento
• Estimación de los recursos a necesitar

Funciones de planificación del evento:

• Seleccionar las fechas de celebración del evento
• Definir el número de asistentes
• Seleccionar el lugar de celebración
• Realizar el programa del evento
• Definir un plan de comunicación y marketing para el evento (debe incluir recopilación de opiniones después de la celebración)
• Contactar y cerrar acuerdos con proveedores de los recursos necesarios
• Establecer y aprobar un presupuesto definitivo
• Definir roles y tareas de cada miembro del equipo de trabajo, así como el de los proveedores

Funciones de producción del evento:

• Contratación de espacios, profesionales y resto de recursos necesarios
• Supervisar el montaje del equipo técnico y materiales a usar en el evento
• Controlar el transcurso del evento y garantizar su buen funcionamiento
• Solucionar posibles imprevistos que surjan durante el evento
• Coordinar los distintos equipos de trabajo durante el evento
• Supervisar el desmontaje de equipos técnicos y resto de materiales

Funciones de análisis del evento:

• Recibir y categorizar de la información sobre el rendimiento del evento
• Evaluar los resultados obtenidos en el evento
• Realizar una propuesta de mejoras para futuros eventos

Aunque la figura del organizador de eventos es irremplazable, debes saber que la clave para que tu evento sea un éxito está en contar con un equipo multidisciplinar con la experiencia adecuada en cada materia que se trabajará durante la organización del evento. De hecho, es muy habitual que una compañía asigne el perfil de organizador de eventos a un miembro de su plantilla, pero que confíe todo el diseño, planificación, producción y análisis a un equipo externo.