Logística y transporte para eventos

La logística es una de las partes indispensables para que un evento transcurra a la perfección. Con un buen servicio de logística aplicada a eventos corporativos, podrás gestionar y planificar actividades, contar con los suministros necesarios (ya sean de restauración, mobiliario, audiovisuales, etc), cambios de montaje, producción de materiales, almacenaje y servicios de distribución. Como consecuencia de lo anterior, evitarás retrasos en la jornada, ahorrarás costes extraordinarios y mejorarás la experiencia de los usuarios. Para que esto funcione, se requiere de una previa planificación y coordinación del flujo de servicios, ya que la logística es una de las partes más costosas en un evento.

Logística para eventos: 6 prácticos consejos

La importancia de la logística en un evento, no solo implica la correcta planificación de las necesidades de movilidad de los asistentes, debe traducirse en una gestión óptima de los diferentes factores que ya hemos mencionado. Esta gestión puede materializarse en tareas muy variadas: programación de las actividades a desarrollar; planificación de los servicios de restauración; organización de las proyecciones, hilos musicales, etc.; transformación de los diferentes escenarios donde se vaya a desarrollar; reparto de materiales durante el evento (packs de bienvenida, acreditaciones, etc.). Todo ello, con el objetivo de llevar a cabo la producción y organización de un evento con la excelente eficiencia de todos los componentes, cubriendo todas las necesidades y asegurando la satisfacción de todos los asistentes. La logística en un evento es una pieza imprescindible que debes priorizar, por ello, a continuación te damos algunos consejos.

• Elige el lugar idóneo para tu evento: además de que cumpla con los requisitos de decoración o espacio, es importante también tener en cuenta aspectos como el traslado de materiales o de asistentes, por lo que su planificación requiere de tiempo. Por otro lado, es conveniente contar con un mapa del sitio que te permita definir cuáles serán los puntos de recogida de materiales, los puntos de encuentro para asistentes, etc.
• Planifica todos los traslados: una vez definidas las necesidades de transporte para tu evento, ahora debes especificar cuáles serán los canales por los que se recibirá el tráfico. Este paso es primordial, ya que te permitirá tener en cuenta cuáles son las vías de acceso y salida de los materiales, asistentes, etc. En este mismo punto deberás definir qué medios de transporte serán los más adecuados en función a las necesidades y a la accesibilidad de la ubicación.
• Planifica todos los medios y personal necesarios: es indispensable elaborar una agenda donde planifiques todo aquello que vayas a necesitar. Por ejemplo, si tu evento requiere de materiales de grandes dimensiones, necesitarás contar con un lugar que tenga disponible un espacio para almacenarlos antes, durante y después de la jornada. Otro factor importante está en el control de los tiempos necesarios para el montaje y desmontaje de los distintos elementos. Asimismo, es muy importante la definición de qué personal se ocupará de cada tarea, establecer en qué horarios lo harán, y el tiempo que van a requerir para cada una. Por último, debes informarte de si tu evento necesita permisos externos para producirse, ya que de ser así, debes solicitarlos con antelación.
• Mantén informado al personal logístico en todo momento: Además de determinar cuáles serán los puestos y las tareas que va a desempeñar cada miembro del equipo de transporte, es muy importante compartir con ellos una copia de la planificación del evento para que, aunque se centren en el control de sus responsabilidades, puedan entender el contexto de la jornada.  
• La tecnología, una gran aliada: las aplicaciones para eventos que te ayuden a optimizar la logística pueden ser un gran aliado en tu planificación. Ahorrarás tiempo y agilizarás los procesos.
• Consigue ahorrar dinero planificando la logística y transportes del evento: el transporte o los traslados en los eventos, pueden encarecer mucho el presupuesto de organización de los mismos. Sin embargo, optimizando pequeños detalles conseguirás reducir los costes notablemente. En este sentido, en Euroforum somos especialistas en ofrecer soluciones logísticas que se adaptan perfectamente a las necesidades del evento.

Ahora que ya sabes todos estos consejos, no dudes en tenerlos en cuenta para tus próximos eventos. En Euroforum somos profesionales en organización de eventos y podemos ayudarte a gestionar la logística y el transporte que requieran tus eventos corporativos. ¡No dudes en consultarnos si tienes alguna duda!