Hemos hablado en varias ocasiones de los diferentes tipos de eventos y sus funcionalidades. En esta ocasión, nos centraremos en los congresos como una herramienta fundamental para mantenerse al corriente y compartir conocimiento en torno a cualquier disciplina en particular.
Continúa leyendo este artículo para conocer más acerca de los diferentes tipos de congresos, sus características y cómo organizarlos.
Índice de contenidos
Qué es un congreso
Un congreso es un evento que reúne a personas interesadas o involucradas en una determinada materia para intercambiar información y conocimiento. Su fin es mantener a los participantes al corriente de las novedades, investigaciones y tendencias sobre el tema que les compete.
Se caracteriza por ser un evento de periodicidad anual o bienal y su duración puede variar entre dos y cinco días. Al ser eventos tan grandes generalmente incluyen charlas, seminarios, simposios o mesas redondas entre las presentaciones que permitan la discusión entre los asistentes.
Tipos de congresos
Hay congresos de muchas especialidades, cada una con sus características particulares, por lo que a continuación nos centraremos en exponer a grandes rasgos los tipos de congresos existentes según su contenido.
- Congresos científicos: Eventos realizados con el objetivo de actualizar e informar a los asistentes en el campo de las ciencias. Suelen tener un fin académico.
Por ejemplo: Congreso médico. - Congresos académicos: Están centrados en la difusión y el intercambio de conocimiento en aspectos relacionados a la enseñanza.
Por ejemplo: Congreso sobre alguna técnica educativa en particular. - Congresos culturales y artísticos: Este tipo de congresos se centra en la promoción de nuevas tendencias y exposición de nuevos lanzamientos para facilitar el intercambio de conocimiento y la construcción de la comunidad.
Por ejemplo: Congreso sobre nuevas tendencias en arte contemporáneo. - Congresos profesionales: Muchas veces suelen ir en la misma línea que los académicos, pero estrictamente centrados en un área profesional en particular. Este tipo de eventos favorece al networking entre los asistentes.
Por ejemplo: Congreso sobre nuevas tendencias de Marketing Digital. - Congresos tecnológicos: Este tipo de eventos se centran en presentar los avances y novedades que se dan en los campos de la tecnología, en cualquiera de sus especialidades.
Por ejemplo: Congresos sobre domótica.
Cómo organizar un congreso
Planificar, organizar y gestionar un congreso no es una tarea fácil, tanto en su sentido administrativo como protocolario. Al tratarse de eventos de gran convocatoria y de varios días de duración precisa de mucho trabajo previo.
Si bien tiene muchas similitudes con cualquier tipología de evento, los congresos tienen particularidades que deben considerarse a la hora de organizarse:
- Definir la temática a tratar: uno de los objetivos principales por los que las personas asisten a estos eventos es para informarse, por lo que se debe escoger una temática que resulte atractiva para el área de interés.
- Selección del espacio dónde se va a realizar el congreso: Por más que pueda parecer sencillo, debe considerarse que estos eventos suelen durar varios días y convocan una gran cantidad de asistentes, muchas veces de todas partes del mundo. Es así que debe contemplarse para la elección del lugar la infraestructura, accesibilidad y ubicación, por ejemplo, si se busca cercanía al aeropuerto o al centro de la ciudad, entre otras criterios.
- Fecha del congreso: Al convocar a tanta gente debe tenerse en cuenta la fecha, ya sea para que no coincida con puentes o festivos, por la disponibilidad de tiempo al tratarse de un congreso de varios días, o para evitar otros eventos de relevancia en el área o la ciudad.
- Búsqueda de patrocinadores y exhibiciones comerciales: En los grandes congresos, las exhibiciones comerciales y el alquiler de espacios para los stands suelen ser una de las fuentes de ingreso más habituales para la financiación del evento. Asimismo, estos stands permiten complementar y enriquecer las presentaciones con información adicional.
- Elección de ponentes: Una correcta elección aportará calidad, prestigio e interés al evento.
Sin duda, la organización y planificación de un congreso es muy compleja. Ningún congreso tiene un estándar definido, cada uno tiene sus características y particularidades, pero esperamos que este artículo te haya servido para conocer más acerca de esta modalidad de eventos y cómo llevarlos a cabo.
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