Organización de eventos deportivos: la guía definitiva

En artículos anteriores hemos hablado de la importancia de la organización de eventos, así como sus fases, etapas y particularidades que no debes obviar para que todo salga a la perfección. Esta vez nos centraremos en hablarte sobre cómo organizar un evento deportivo, desde la planificación y gestión hasta la ejecución, con el objetivo de que sea una experiencia agradable y memorable entre todos tus asistentes.

¿Cómo organizar un evento deportivo?

Tener todos los conocimientos para saber cómo gestionar un evento deportivo es fundamental, ya que cada vez están tomando más relevancia. El número de asistentes a este tipo de eventos cada vez es mayor, pero no sólo en eventos o mega shows, como puede ser Roland Garros o los Juegos Olímpicos, sino también en eventos locales o de un tamaño mediano.

En este punto, el secreto está en definir cuáles son las claves a tener en cuenta para organizar eventos deportivos de forma exitosa. ¡Aquí las tienes!

• Organización: Aunque parezca muy obvio, queremos recordarte que el primer paso en todo evento debe comenzar por una correcta organización. En cualquier evento es importante controlar todas las necesidades (logística, herramientas y materiales, catering, tecnología, espacios, etc.).
  
  En este sentido, es muy importante definir el tipo de evento deportivo que vas a realizar: Un partido en vivo, una liga o torneo, un evento multideportivo, un evento para visionar un partido, etc. Así podrás identificar las necesidades que mencionamos antes y resolverlas.
  
  Para este punto te recomendamos trabajar con alguna herramienta de administración de tareas como las que te comentábamos recientemente en este artículo.

• Planificación: En este punto debes plantear la fecha de celebración del evento, un detalle muy importante en jornadas deportivas ya que debes evitar que se solape con otros eventos multitudinarios.

• Ubicación: Es muy importante definir el lugar donde se va a realizar, que además de cumplir con los requisitos de la modalidad deportiva en cuestión, debe considerar el número de asistentes externos, la ventilación necesaria, servicios que se requerirán por cada stakeholder (asistentes, participantes, patrocinadores, etc.).
  
  Revisa si este espacio tiene la capacidad suficiente en función de la asistencia que vaya a tener, si cuenta con las medidas oportunas de seguridad, si es accesible y está bien situado, si cuenta con parking, etc. Piensa si requieres de servicios de terceros para contratarlos previamente: personal de seguridad, técnicos de iluminación y sonido, partners para la venta de entradas, o si el lugar ya cuenta con estos servicios.

• Regulación: Otro punto importante es la necesidad de adquirir permisos para la realización del evento y, en el caso de ser necesario, contratar un seguro de responsabilidad civil. Si quieres ampliar información sobre seguridad en los eventos, te recomendamos leer el siguiente post.

• Gestión y adquisición de recursos: Una vez tengas claro los recursos que vas a necesitar (materiales estructurales, equipaciones, silbatos, premios, medallas, mapas, señalética, etc.), debes revisar si ya dispones de ellos o si debes adquirirlos. En este punto toma gran relevancia el presupuesto con el que cuentes para celebrar el evento, ya que en función de este, dependerá la adquisición de los materiales.

• Personal cualificado: Determina cuántas personas son necesarias para ejecutar el evento en función de cada puesto de trabajo: árbitro, personal para venta de entradas, seguridad, catering, personal de información, etc. Ya que en algunos casos, como en el de los árbitros, debes contactarles con al menos dos meses de antelación.
  
  Una vez tengas tu equipo definido, asigna las tareas pertinentes a cada uno de ellos y asegúrate que todo el mundo tiene claras sus funciones.

• Comunica tu evento: Para dar a conocer el evento y vender el máximo de entradas, te aconsejamos hacerlo con bastante tiempo de antelación. Utiliza las redes sociales para promocionarlo, así como alguna plataforma de venta de entradas, en caso de que lo requiera. Si cuentas con suficiente presupuesto te recomendamos hacer anuncios de paid media en redes sociales para poder llegar a un público más amplio. También puedes llevar a cabo una estrategia de email marketing, para informar a los contactos que tengas en tu base de datos.

Dentro de este punto, además de hacer llegar la información a todos los posibles asistentes, también es importante informar a los participantes. Puedes hacerles llegar un dosier informativo con la localización del lugar, los horarios, fecha, las reglas y regulaciones. Incluso puede ser conveniente, dependiendo del tipo de evento, invitar a la prensa para que se hagan eco de la celebración.

Otro punto muy interesante para la dinamización del evento es el desarrollo de una App para dispositivos móviles. En este artículo tienes todos los detalles.

Por último, después del evento, no olvides volver a contactar con los públicos (tu equipo, asistentes y participantes) para enviar un resumen del evento o pedir feedback. Lo agradecerán y será un plus para realzar su experiencia positiva.

Como siempre te animamos a que no dejes de formarte ya que el mundo de la organización y planificación de eventos deportivos es muy amplio. Te proponemos consultar la Guía de protocolo para la organización de eventos deportivos (Ceremonial y Protocolo), que te recomendamos en este artículo sobre libros de organización de eventos.

Y si necesitas una guía online sobre este tema no dejes de consultar el siguiente artículo. Ahora que ya tienes toda la información, ¡puedes ponerla en práctica y desmarcarte como empresa que realiza los mejores eventos deportivos!