Pon a tu empresa en forma con el design sprint

Si has estado atento a nuestro blog, te sonará el Design Sprint de nuestro artículo sobre el Brainstorming, pero esta herramienta es tan útil y actual que merece un artículo entero para comprenderla mejor.

Así pues, ¿qué es el llamado “Design Sprint”?

El Design Sprint es una herramienta creada para facilitar la generación de ideas y la búsqueda de soluciones. Fue diseñado en 2010 por Google Ventures (el servicio de apoyo a startups de Google) y se ha convertido en una herramienta fundamental para muchas empresas.

Se trata de un proceso de cinco días que, mediante el seguimiento de ciertos pasos, facilitaría la producción de ideas y soluciones a problemas empresariales de manera rápida y eficiente.

¿Cómo se lleva a cabo?

Lo primero que hay que hacer para empezar con el proceso es elegir un grupo de personas dentro de la empresa que conformarían el equipo del Design Sprint. A continuación hay que liberar sus agendas durante una semana laboral (5 días) que se organizaría así:

Lunes: El lunes será el día de definir el problema y establecer objetivos. Este día se basará en reunirse con el equipo siguiendo estos pasos:

– “Empezar por el final”: hay que pensar en cómo nos gustaría que saliera el proyecto si todo saliera perfectamente. Haciendo esto podremos establecer un objetivo a largo plazo y ponernos en todas las situaciones de riesgo que el proyecto podría suponer para formular preguntas e hipótesis sobre lo que podría salir mal.

– “Hacer un mapa”: En el cual se expondrá de manera esquematizada cómo interactúa el cliente con el producto o servicio que la empresa ofrece.

– “Preguntar a los expertos”: Preguntar a personas que consideres expertas dentro de la empresa sobre diferentes puntos del proyecto. Esto se hace para mejorar el mapa que hicimos en el paso anterior y poder añadir información.

– “¿Cómo podríamos?”: Cada integrante del equipo apunta en post-its preguntas sobre cómo se podría mejorar el proyecto que se le vayan ocurriendo al escuchar al experto.

– “Organizar y votar las notas”: Este es el momento de organizar en una pizarra todos esos post-its con las preguntas que el equipo ha ido apuntando para que cada miembro vote las que le parezcan más interesantes.

– “Decidir”: Finalmente se decidirán cuáles son las preguntas en las que se va a centrar el proceso, así como el target concreto al que irá dirigida la solución.

El lunes puede parecer complicado pero será la base en la que se sostendrá el resto del proceso.

Martes: después de pasar un inicio de semana un poco tedioso, pasamos a la acción. El martes se va a centrar en las soluciones, en concreto en esbozarlas siguiendo varios pasos:

– “Demos relámpago”: Aquí se trata de buscar algo de inspiración mediante la revisión en grupo de otros proyectos, tanto de tu compañía como de otras.

– Esbozar: En este paso cada persona del equipo tiene que buscar soluciones. Tendrá que seguir un proceso de 4 pasos: hacer anotaciones, pensar ideas, el llamado Crazy 8s (8 esquemas con diferentes variaciones de las ideas) y finalmente hacer un esbozo de la solución.

Al finalizar el día se ponen todos los esbozos boca abajo y se espera hasta el siguiente día para revisarlos.

Miércoles: estamos a mitad de semana y es el momento de tomar decisiones. Como tomar decisiones en grupo puede ser algo complicado el Design Sprint propone seguir ciertos pasos:

-“Lluvia de críticas”: En primer lugar, se exponen los esbozos de las ideas a todo el grupo que, en silencio y de manera individual, lo revisará y hará sus críticas, luego se pone todo en común y finalmente el que tiene la última palabra es el líder del grupo que decidirá, en función de todo lo visto antes, con qué ideas seguir y cuales dejar para otro momento.

-“Redoble de tambores”: Llega el momento de decidir con qué idea quedarnos y puede ocurrir que, o bien tengamos una clarísima ganadora, o tengamos unas 2 o 3 muy buenas y sea más difícil, en ese caso conviene que se vote.

-Storyboard: Cuando tenemos la idea elegida se empieza a hacer el storyboard de la misma.

Jueves: ya estamos casi terminando y toca el turno de prototipar. En este punto hay que ser muy optimistas y creer que sea cual sea la idea, se va a poder hacer un prototipo que la represente. Para hacer bien el prototipo tienes que saber qué herramientas conviene usar para llevarlo a cabo y dividirlo para tener diferentes personas haciendo diferentes tareas, de esta manera el proceso se agilizará.

Finalmente, una de estas personas se encargará de juntarlo todo y enseñárselo terminado al grupo para poder visionarlo entre todos y corregir los errores que se identifiquen.

Viernes: ha llegado el día final en el que tu prototipo será testado. Lo primero que hay que hacer es escoger un target que encaje con el que se definió al inicio de la semana. Para testar el prototipo se pueden seguir estos pasos:

-Entrevistas en dos habitaciones: En una habitación se entrevista a un miembro del target, enseñándole el prototipo y viendo sus reacciones. Mientras tanto en otra habitación el resto del equipo está observando y tomando notas. Al final se pondrán las notas en una pared y se buscarán patrones en equipo.

• Pros y contras: En esta revisión de las notas buscaremos patrones tanto positivos como negativos en las respuestas de los entrevistados. Así veremos qué preguntas formuladas al inicio de semana tienen finalmente respuestas y si se han conseguido los objetivos planteados.
• Hacer un plan: Finalmente, es hora de hacer un plan sobre qué hacer a continuación. Si el prototipo ha ido bien y las respuestas son positivas, tan solo habrá que cambiar detalles. Por el contrario, si al final no se consigue la respuesta que hubiéramos deseado, se tendrá que volver a pensar la idea.

Si has llegado hasta aquí, tanto si el prototipo funciona como si no, ya has ganado mucho: tienes varias posibles soluciones (si no ha funcionado la elegida, puedes volver a las anteriores) y tienes un equipo que funciona y ha conseguido llevar a cabo un prototipo en una semana.

En definitiva, ambas cosas son fundamentales para que un proyecto triunfe así que, ya sea a la primera o si necesitas otros intentos, seguir el proceso de Design Sprint tiene sus beneficios.