¿Quieres ser mejor event planner? Te contamos cómo

Siempre es una buena idea organizar un evento de empresa distinto en el que los trabajadores, mediante actividades de team building o de otros tipos, refuercen lazos entre sí y aumenten el engagement con su empresa.

Para algunos, los eventos corporativos no son más que pesadas reuniones en las que el café corre a cargo de la empresa, pero nada más lejos de la realidad para los profesionales de la planificación de este tipo de eventos, que son tan variados como distinto es el objetivo que se persigue: meetings de inicio de curso, comités de dirección, formaciones a la plantilla y convenciones para celebrar retos alcanzados, entre otros. Cada una de estas situaciones cuenta con singularidades que se han de tomar en cuenta cuando se preparan.

¿Qué es un event planner?

La figura del event planner no es, ni más ni menos, que la persona encargada de organizar los eventos y asegurarse de que todo sale bien. Siempre tiene que tener un plan B para solventar cualquier problema que pueda surgir y debe tener las respuestas a todas las dudas con respecto al evento. Ahora bien, ¿cómo puedes ser el mejor event planner? Como aptitud principal, debes ser una persona muy organizada y ordenada. Adaptarte a todos los cambios de última hora y circunstancias que se puedan dar. Ser una persona muy atenta a los detalles y estar siempre dispuesto a escuchar. Por último, un buen event planner, también debe ser alguien que esté al tanto de las últimas tendencias del mercado donde se mueve para poder implementarlas y conocer a la perfección cuáles son sus funciones.

 

¿Qué problemas pueden surgir durante un evento?

Organizar eventos no es sencillo, pero como expertos que somos en este tipo de eventos hemos acumulado mucha experiencia y queremos compartir algunos de los problemas que siempre surgen cuando hay que planificar este tipo de reuniones.

• Limitaciones de la creatividad: Es importante que el evento sea consistente con el tono y la imagen de la marca. El contacto con los departamentos de marketing y comunicación es la clave para entender las limitaciones que se pueden dar. Además, es importante tener en cuenta que no todos los tipos de evento requieren el mismo nivel de creatividad, sino que dependerá de su finalidad.

• Algunos asistentes no quieren estar ahí: Los eventos corporativos son, en la mayoría de ocasiones, obligatorios para los asistentes, lo que provoca que no siempre tengan la mejor predisposición hacia ellos. Se claro con los beneficios que obtendrán y transparente en lo que se espera de ellos para mejorar la confianza con la audiencia.

• No es un día de vacaciones: Es también una forma común de afrontar estos eventos entre algunos de los asistentes. Es importante gestionar las expectativas ante estos eventos previamente al día en que se producen. Muchas veces los empleados tenderán a agruparse en función de factores como el grado de amistad con otros compañeros, cuando estos eventos en realidad son la ocasión perfecta para que compañeros o departamentos que necesitan colaborar en el día a día realicen alguna actividad conjunta.

• Speakers no profesionales: Si por el tipo de evento corporativo que vas a desarrollar tus speakers no son gente acostumbrada a hablar en público, debes proporcionarles algunas guías básicas para que su intervención sea dinámica, enganche a la audiencia y se cumplan los tiempos previstos.

• Cambios de última hora: Los cambios imprevistos de última hora normalmente suelen proceder de la dirección de la empresa, por lo que es difícil decir que no. Si ya tienes experiencia en eventos con tu empresa puedes saber quién es el directivo que suele añadir invitados en el último momento y tenerlo en cuenta. Otra opción es explicar claramente (y con datos económicos si es posible) qué suponen los cambios de última hora en la organización del evento.

Sabiendo todo esto y anticipándote a los problemas que sin duda surgirán cuando estés organizando el próximo evento de tu empresa, seguro que lograrás que sea un éxito.

Y si tienes dudas, contacta con Euroforum. ¡Somos expertos en la organización de eventos corporativos!