Seguridad en eventos: ¿qué necesitas al organizar el tuyo?

El proceso de seguridad en los eventos va mucho más allá de contratar personal de seguridad. Se requiere de una previa planificación de estrategias de seguridad donde la coordinación y la comunicación entre todas las personas interesadas sea primordial. Si esto ocurre así, garantizarás la seguridad de los asistentes, además de evitar que ocurra cualquier percance durante la realización del evento. Es por ello, que en este post queremos hablarte de todas las medidas que debes llevar a cabo para mantener el control y seguridad en todo momento durante la ejecución de tus eventos corporativos.

Recomendaciones de seguridad para tus eventos

Es muy importante desarrollar un plan de seguridad en los eventos, ya que cualquier problema relacionado con este área puede conllevar graves repercusiones legales para tu empresa, así como una crisis de reputación que afecte a toda la compañía. Un ejemplo de problema grave puede ser la lesión de un asistente o la sustracción de pertenencias a los asistentes.

A continuación te presentamos una gran muestra de medidas de seguridad que debes aplicar en tus eventos:

• La logística: para mantener la seguridad en este aspecto es importante conocer el lugar donde se va a realizar el evento, tanto la propia ubicación (edificio y sus alrededores) como su situación general (ciudad en la que se ubica, país, etc.). Ya que las medidas serán diferentes según estos factores. Además, si se trata de un evento en exterior habrá que estudiar si se requieren de ciertos permisos para llevarlo a cabo o servicios de terceros. También hay que calcular el aforo del lugar para no superarlo y, por último, conocer el control de accesos al recinto o sala para valorar si se necesita de personal en los mismos, el número de salidas de emergencia, etc.

• Los recursos: en función del tipo de evento necesitarás de unos elementos u otros, ya sean detectores de metales, elementos de señalización, postes y cintas para definir recorridos, etc. Por lo que debes conocer cuáles serán tus necesidades, de qué recursos dispones ya y cuáles necesitarás conseguir e instalar en el espacio de celebración del evento.

• Seguridad en caso de incendio: debes asegurarte de que el lugar donde vas a realizar el evento cuenta con extintores de incendios. Además, debes conocer el protocolo de seguridad en estos casos y desarrollar un plan de salida de emergencia. Habilitar suficientes salidas de emergencia, no bloquearlas con elementos estructurales y contar con personal sanitario o botiquines, son algunas medidas a tener en cuenta. Si además tu personal tiene conocimiento sobre primeros auxilios y manejo de extintores de incendios, estarás mucho mejor preparado ante una posible incidencia.

• Ciberseguridad: en eventos principalmente digitales corremos el riesgo de exponer los datos compartidos por los asistentes si no contamos con soluciones específicas de ciberseguridad. Habitualmente esta medida la respalda el proveedor tecnológico que se ocupa de los registros y control de asistencia de los invitados, pero no todos los eventos cuentan con este respaldo.

• Emergencia médica: como hemos dicho anteriormente, contar con botiquines de primeros auxilios es indispensable. Si además se trata de eventos masivos, la seguridad en estos casos debe reforzarse con equipos sanitarios con presencia continua en el espacio de celebración.

• Contratar seguridad profesional: dependiendo del tipo de evento y dimensiones del mismo, se debe valorar la contratación de personal de seguridad profesional para controlar los accesos y multitudes en caso de que sea necesario. En grandes eventos, a veces son necesarios recursos alternativos para los profesionales de seguridad, como detectores de metales o escáneres de rayos X. Por último, cabe decir que mantener una comunicación fluida con el personal de seguridad durante la celebración del evento es imprescindible para reaccionar a tiempo y agilizar la toma de decisiones.

Ahora ya que conoces algunas de las medidas para conseguir que tus eventos sean seguros, no dudes en ponerlas en funcionamiento. Un buen event planner debe preocuparse por la seguridad del evento y tener un plan de prevención establecido.

En Euroforum tenemos una amplia experiencia en la planificación de medidas de seguridad para todo tipo de eventos, no dudes en consultarnos cualquier duda.