Tips para mejorar la comunicación en los equipos

Improductivas reuniones de trabajo que se convierten en auténticas pérdidas de tiempo y energía, y que no aportan soluciones a los problemas planteados. Compañeros de trabajo que no intervienen por miedo a que sus comentarios desemboquen en una discusión, o porque no dominan el tema que se está tratando. Individuos y departamentos trabajando en proyectos conjuntos pero que son incapaces de coordinarse y trabajar en equipo en las distintas fases del mismo.

¿Te suena?

Si te ves inmerso con frecuencia en situaciones como las arriba descritas sin duda tu empresa tiene margen de mejora en lo que a comunicación en los equipos se refiere. Estas situaciones levantan barreras entre los trabajadores y repercuten negativamente en la consecución de los objetivos fijados por las organizaciones.

Afortunadamente tenemos algunas claves para solventar estos problemas que frecuentemente dificultan una buena comunicación en las empresas:

 

Explicar claramente la contribución de cada miembro al proyecto 

Definir correctamente los roles y repartir el trabajo debe ser una tarea que todos deben comprender desde el principio. Tanto en el momento de su incorporación a la empresa como en el inicio de un proyecto, está demostrado que la comprensión del papel que cada uno desarrolla tiene un gran peso en el éxito global de la compañía o del proyecto en particular que se trate.

Promover el diálogo

Teniendo en cuenta que una buena comunicación siempre fluye en las dos direcciones, es vital fomentar el diálogo abierto entre todos los miembros de la empresa. Los empleados deberían tener la posibilidad de dar su feedback acerca de la información que reciben de sus superiores o de otros compañeros. De la misma forma, los managers y ejecutivos han de dar ejemplo mostrándose cercanos, dando su propio feedback a sus subordinados y ofreciéndoles respuestas a sus dudas.

Transparencia en los objetivos

Los empleados deben conocer las metas que la empresa fija para que todos puedan remar en la misma dirección y comprender con mayor exactitud cuál puede ser su contribución para alcanzarlos. De la misma forma, es importante hacer un esfuerzo por transmitir las estrategias de negocio a los trabajadores de forma que les resulten comprensibles y puedan tenerlas en cuenta en su desempeño diario.

Incorporar tecnología en la comunicación interna

Emplear herramientas online o en la nube puede ser una gran alternativa a las tediosas e improductivas reuniones a que hacíamos referencia al principio del artículo. Su uso puede servir para actualizar el estado de los proyectos sin que sea necesario gastar tiempo en reuniones que movilizan a varias personas. Igualmente, usar soluciones digitales para obtener feedback de los procesos de comunicación por parte de los empleados (a través de encuestas, por ejemplo) puede contribuir a optimizar los procesos de comunicación en la organización. Y por último no perder de vista las herramientas específicas para mobile, pues cada vez más es común que la información se reciba en smartphones o tablets mientras se está fuera de la oficina.

Sistematizar los procesos de comunicación

Para conseguir que la comunicación en los equipos fluya y se mantenga en el tiempo es conveniente regularizar los procesos que implica y definir unas reglas que todos conozcan y puedan seguir. De la misma forma, hay que considerar también formar a todos los trabajadores para que transmitan correctamente la información en el día a día (mails, reuniones…) de tal forma que sea comprensible para todos y el proceso de comunicación sea lo más eficiente posible.

Todos estos consejos se deben aplicar teniendo en cuenta la máxima de que la comunicación se da siempre entre personas, por lo que éstas deben ser las protagonistas de cualquier estrategia de comunicación interna.

Y tú, ¿tienes alguna idea más para mejorar la comunicación en los equipos de trabajo?