Todo lo que necesitas saber al elegir la señal WiFi para tu evento

Como organizador de eventos, seguramente ya conozcas a la perfección todas y  cada una de las funciones que te corresponde realizar antes, durante y después de los mismos. Entre ellas se encuentran, por ejemplo, definir el objetivo del evento y su público, establecer el presupuesto, escoger una buena localización, elaborar el timing o contactar con proveedores para la contratación de los recursos necesarios: humanos, logísticos… y también tecnológicos. Y entre estos últimos, uno de los más importantes es la señal WiFi.

En el mundo empresarial, disponer de una buena conexión WiFi se ha vuelto imprescindible para el correcto desarrollo de un evento. Permanecer alerta durante el transcurso de la jornada por si se produjese algún fallo de conexión o tener un plan B para solventarlo, también.

Además, la señal WiFi es algo de lo que los asistentes solo se acordarán si falla y, por lo tanto, no debes relegarlo a un segundo plano a la hora de organizar tu evento. Por eso, a continuación te daremos algunos consejos para que el público quede satisfecho con su conexión durante el evento… y nadie se acuerde de ella.

¡Comenzamos!

Ten claro para qué necesitas WiFi en tu evento

Aunque son la minoría, existen casos en los que los eventos corporativos no guardan relación con el mundo de internet y su público, en general, no utiliza habitualmente las redes sociales. En otras ocasiones, estas jornadas se emplean para dar a conocer productos que todavía no se han mostrado al público. Por estas y otras razones, existen jornadas que no necesitan disponer de señal WiFi.

Con todo, la gran mayoría de ferias, conferencias, desfiles de moda o lanzamientos de producto sí precisarán de conexión a internet para procesos como transmisiones en vivo, videoconferencias, realización de pagos, WiFi para invitados y personal de producción, etc.

En resumen: dependiendo de para qué necesitas la conexión a internet, deberás valorar cuánto ancho de banda deberás contratar.

Contrata al mejor proveedor

Investiga, compara y asegúrate de que estás escogiendo al más adecuado. Ten en cuenta su precio, sus tiempos y las garantías que te ofrece. Además, cerciórate de que tu proveedor no aprovechará el evento para promocionar su marca sin pedirte permiso, por ejemplo, obligando a los asistentes a entrar en su página web para iniciar sesión.

Aplica el sentido común y escoge a quien, más que un proveedor de WiFi y de conexión a internet, sea un socio tan preocupado como tú en que el evento sea un éxito.

Elige el ancho de banda adecuado

Aunque a priori es complicado saber cuántos dispositivos se emplearán en el evento al mismo tiempo y de qué tipo será cada uno, este es un aspecto que conviene tener muy en cuenta a la hora de contratar la banda ancha. Otros factores imprescindibles para hacerlo son tener en cuenta la ubicación del evento o el tipo de uso que le daréis a internet. En función de estas variables deberás contratar más o menos velocidad y, por consiguiente, invertir más o menos.

Por ejemplo: si tu evento se celebra en un recinto muy amplio necesitarás una conexión de gran potencia, el apoyo de técnicos durante el transcurso del mismo y, por supuesto, una instalación de la señal en los días previos. Será más costoso, por supuesto, pero solo así te asegurarás la obtención de buenos resultados.

Configura la señal correctamente

Debes configurar la red adecuadamente ya que, de lo contrario, puedes exponer a los asistentes a riesgos que pueden causar estragos en sus teléfonos, ordenadores y tablets si, por ejemplo, solo creas una red y alguien se conecta con un dispositivo infectado.

La forma de hacerlo es segmentar a través de redes únicas a cada proveedor o grupo de usuarios, como los invitados o el personal de producción. Y, además, separar en VLAN únicas por dispositivo a cada invitado. De este modo no podrán comunicarse con otros dispositivos conectados a la misma red.

Aprovéchate de la analítica

Los equipos empleados por los proveedores de señal WiFi pueden generar informes detallados que incluyan información sobre el número de dispositivos conectados o la cantidad de ancho de banda empleada, entre otras cosas. Son datos que pueden resultarte muy útiles para tomar decisiones y mejorar en la organización de tu próximo evento.

Si necesitas conectividad en tu evento para realizar un streaming o videoconferencia y WiFi para los datáfonos de tu feria y, por supuesto, si quieres que todos naveguen por la web y compartan en redes sociales tu presentación… ya sabes todo lo que necesitas para elegir la señal WiFi que más se adecúe a tus necesidades. Y si te has quedado con alguna duda, no dudes en consultarnos. En Euroforum somos especialistas en la digitalización de eventos.