World Café, conversar para innovar

Desde que el ser humano aprendió a comunicarse y desarrolló la capacidad de conversar con sus semejantes, el diálogo ha sido, casi sin que nos demos cuenta, un elemento que ha hecho avanzar a las sociedades a lo largo de la historia.

Esta es precisamente la premisa de la metodología World Café, que consiste en la creación de redes informales y colaborativas de conversación y aprendizaje social, estructuradas simbólicamente en “mesas” de un café, y en torno a temas que resultan relevantes para los participantes. No es una metodología nueva pero sí queremos hoy recordarla debido a su gran eficiencia.

Dado que la conversación es un factor presente en prácticamente todas las situaciones que nos podamos imaginar, el World Café tiene aplicaciones prácticas en multitud de aspectos relacionados con la realidad de las empresas. 

A través de la conversación colaborativa se comparte el conocimiento, el know-how, y de algún modo se va creando el mundo y su futuro. Y todo ello de una manera inconsciente, casi sin darnos cuenta. Pero el poder de la conversación es real, y tomar consciencia de ello puede servir para que lo que queramos que ocurra y lo que sucede realmente tras intercambiar ideas con alguien sea en esencia lo mismo.

Con ello también contribuiremos a la generación y difusión del conocimiento, y a hacer crecer aquello que sabemos tanto desde un punto de vista individual como colectivo. Y esto es algo de lo que las empresas pueden sacar partido.

¿Cómo funciona el World Café?

Está metodología consiste en propiciar la conversación en grupos, que pueden ser desde doce hasta más de cien personas, en mesas en las que se trata un tema central relevante a los presentes. Idealmente, se sitúan cuatro personas por mesa.

Se establecen varias rondas de conversación y al final de cada ronda los asistentes van cambiando de mesa, extendiendo así las ideas que se van generando entre todas las mesas, creando una red densa de conexiones y llevando progresivamente las conversaciones a un nivel más profundo.

Principios del World Café

El World Café cuenta con una serie de principios que se deben tener en cuenta para desarrollar su máximo potencial:

• Espacios acogedores: El espacio escogido para llevarlo a cabo es vital. Los participantes se deben sentir confortables, cumpliendo con la metáfora del cálido y agradable café en el que se desarrolla una tertulia. Además, cada mesa debe contar con material para que se puedan tomar notas y resaltar ideas (bolígrafos, papel, subrayadores…).
• Cuestiones que importan: Otro de los pilares del World Café consiste en explorar temáticas relevantes para los participantes, ya que el objetivo es conseguir nuevas ideas, innovadoras y creativas, sobre dicho tema.
• Animar a la participación: El motivo de juntar a los participantes en pequeños grupos o mesas es poder escuchar las ideas de cada uno, y que todos contribuyan a avanzar en la cuestión tratada aportando sus puntos de vista
• Conectar ideas y personas: Normalmente, el World Café consta de tres rondas de 20 minutos al final de las cuales una de las 4 personas de la mesa, el anfitrión, permanece en la misma, mientras que las otras tres, llamados embajadores, se mueven a otras mesas para difundir las ideas generadas en la primera mesa.
• Extraer insights, patrones e ideas comunes: A medida que los embajadores comienzan a desplazarse a otras mesas, empiezan a surgir ideas y patrones comunes que convergen en la nueva conversación.
• Recopilar el conocimiento: Estas ideas más desarrolladas deben ir apuntándose en los papeles de cada mesa, a fin de ir creando un repositorio de valor de la sesión. Pueden ser ideas en texto, dibujos o diagramas, esquemas… más que el formato lo importante es hacer comprensible la idea a los demás.
• Compartir el conocimiento generado: Al final de las rondas, se forma un gran grupo en el que se ponen en común todas las ideas y se analiza si se ha dado respuesta a la cuestión inicial.

El World Café es una metodología muy apropiada cuando se quieren crear vínculos sociales, investigar nuevas ideas y fomentar la participación de las personas en la generación de las mismas.

Se puede usar para actividades de teambuilding en el seno de las organizaciones, en procesos de fresh thinking, en reuniones estratégicas y de posicionamiento…

En Euroforum conocemos muy bien las bondades de esta metodología, como bien pudieron comprobar hace muy poquito los trabajadores de Ilunión, que de la mano de nuestro colaborador Jorge Luengo llevaron a cabo una interesante sesión de World Café.